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(试行)律师从事物业服务费催收业务操作指引(2021)

    日期:2022-01-05    

 (本指引于2021年12月29日上海市律师协会业务研究指导委员会通讯表决通过,试行一年。试行期间如有任何修改建议,请点击此处反馈

定义

物业服务费催收法律服务 指的是经物业服务企业书面催交,业主、使用人无正当理由拒绝交纳或者在催告的合理期限内仍未交纳物业服务费而向物业服务人提供催收的非诉、诉讼法律服务。

第一章  总 则 

第一条 为了保障律师依法履职,规范律师办理物业服务费催收非诉、诉讼业务的执业行为,根据《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国律师法》的规定,制定本指引。

第二条 本操作指引供本市律师办理物业服务费催收非诉、诉讼业务时参考。

第三条 律师办理物业服务费催收非诉、诉讼业务,应当坚持以事实为根据,以法律为准绳的原则,勤勉尽职,恪守律师职业道德和执行纪律,维护法律的正确实施。

第四条 律师办理物业服务费催收非诉、诉讼业务,应当依据当事人的委托,在委托的权限内依法提供法律服务,不得损害委托人的合法权益。

第五条 律师办理物业服务费催收非诉、诉讼业务所知悉的业主个人信息,应当保守当事人的商业秘密、业主隐私及个人信息。

第六条 本指引所称物业服务费,包括物业服务费、保安费、保洁费、绿化服务费、设备维修费等,由物业服务企业收取的停车管理费、广告费、水电费、燃气费、有线电视费、宽带网络费、垃圾清运费、家政服务费等,以及其他临时性收费、特约服务收费可参照本指引执行。

第二章  物业费非诉服务

第一条 律师在受托范围内指导物业服务企业开展物业服务费催收工作,并根据物业服务企业制定的物业服务费催收计划,处理律师函发送、参与诉讼或仲裁,并配合做好材料归档工作。

第二条 律师在受托范围内协助物业服务企业制定、修改、推行《物业管理费催收制度》等物业服务企业内部制度执行问题的解决方案,检查物业服务企业收费催收操作制度的起草、执行情况。

第三条 律师在开展物业服务费催收法律服务的过程中,可以定期与物业服务企业的项目经理或负责人进行沟通,了解物业服务企业相关物业服务费催收各项工作的开展情况。

第四条 律师在开展物业服务催收法律服务的过程中,可以定期与物业服务企业的法务部门进行沟通,就物业服务费催收相关的日常法律工作或诉讼或仲裁工作与法务部门进行交流与沟通(包括但不限于:提供催收方案、提示诉讼或仲裁时效、提供采取何种催收措施的法律建议)。

第五条 律师在开展物业费催收法律服务的过程中,可以定期与物业服务企业的财务部门进行沟通,协助其确定物业服务费催收所需的各项财务数据(包括但不限于:待催收物业服务费用的业主室号、姓名、欠费项目、欠费时间、收费标准、违约金)。

第六条 律师在开展物业费催收法律服务的过程中,可以协助物业服务企业的项目经理或负责人、各职能部门执行物业服务费催收任务,提供相应的法律法规、政策咨询及相关法律支持。

三章  物业服务费诉讼

第七条 律师可以指导物业服务企业根据业主欠费统计表制作物业服务费催缴台账,做到一户一档案,定期汇总,做好诉讼前的资料整理、汇总工作。

第八条 律师接受物业服务企业委托后,可以结合小区实际情况,重点了解物业服务合法性、物业服务现状和物业服务费收缴率。必要时,应走访居委会、业委会了解情况,做好诉讼效果与影响的风险评估工作,视情况向物业服务企业提交重大决策事前风险提示。

第九条 律师接受物业服务企业委托后,可以审查业主主体资格和物业服务企业催收通知,根据争议特点和证据情况,做好诉讼策划,并要求物业服务企业确定一名工作人员与律师对接,协助律师搜集、完善证据,核对业主信息,做好诉讼辅助工作。

第十条 律师接受物业服务企业委托后,起草起诉状,制作证据目录与说明,交由物业服务企业核对无误后盖章(格式见附件)。

第十一条 如若《物业服务合同》约定逾期缴纳物业费滞纳金过高的情形,律师应建议物业服务企业主动予以调整,实践中法院支持的滞纳金有限或不支持。

第十二条 批量物业服务费案件立案,目前上海各基层法院物业服务纠纷案件一般由诉调对接中心(诉讼服务中心)专门窗口或专人负责,律师应根据不同法院的要求将案件送到指定的诉调对接中心(诉讼服务中心)立案

第十三条 不动产权登记资料查阅,分为查阅原始凭证和查阅登记薄。

(一) 查阅登记薄需要以下资料查阅申请表、仲裁申请书或起诉状、人民法院或仲裁机构受理案件的证明;

(二) 查阅原始凭证需要法院调查令及律师本人律师证。

上海市部分区的自然资源确权事务中心凭人民法院或仲裁机构诉讼材料接受证明或受理案件的证明即可查阅登记薄,部分区的自然资源确权事务中心则要求凭调查令查阅登记薄;不同的自然资源确权事务中心要求不尽相同,承办律师查阅登记薄时应时先询问自然资源确权事务中心查阅需要的材料。

第十四条 律师应根据物业服务企业提供的初始信息准备起诉材料,待查阅登记薄后,根据查阅的情况及时更正不准确的信息,重新提交起诉材料。

第十五条 物业服务纠纷案件法院会先行组织诉前调解或指定调解委员会进行调解。

 

第十六条 诉前调解阶段业主愿意缴纳物业服务费的,律师应向物业服务企业释明不再主张滞纳金的部分,主动放弃滞纳金,如若物业服务企业仍坚持的,应向其说明相应的结果。

第十七条 依据最高人民法院关于印发《民事诉讼程序繁简分流改革试点实施办法》的通知第五条:“基层人民法院审理的事实清楚、权利义务关系明确、争议不大的简单金钱给付类案件,标的额为人民币五万元以下的,适用小额诉讼程序,实行一审终审。”多数物业服务纠纷案件采用小额诉讼程序,一审终审。

第十八条 立案后,律师应适时了解案件承办人情况和被诉业主答辩情况。业主提交证据的,律师应准备好证据质证意见。

第十九条 如果业主提出反诉的,应就是否符合反诉条件及时提交书面答辩意见,尤其在小额诉讼中,更要注意业主提出的反诉是否成立。

第二十条 如若有二审,在二审阶段,律师应注意搜集新证据,重点围绕上诉理由组织代理意见,按法院通知参加庭审,履行代理职责。

第二十一条 律师在开庭之前,可检查以下几项工作:

(一) 核实开庭时间、地点、审判人员组成等信息,并再次确认是否已告知委托人。

(二) 开庭之前,应对委托人说明庭审程序、每个环节的目的。委托人出庭的,律师应确定委托人与律师如何分工配合,并说明法官可能询问委托人的问题。

(三) 再次检查卷宗材料是否完整、有否遗漏,各种文件是否复印齐备。

(四) 是否已准备好证据目录清单、证据原件及复印件,是否已按清单顺序装订整理;证据是否已在举证期限内提交、证人是否已妥善安排。

(五) 询问委托人是否愿意调解,如其愿意调解,应商讨可以接受的调解方案和调解策略。调解方案应经委托人确认。

第二十二条 律师举证时,应按法庭程序安排,向法院逐项举证,并说明证据名称、证据来源及证明对象和内容。

第二十三条 律师在开庭质证时,应当围绕证据的真实性、关联性、合法性进行,针对证据证明力有无以及证明力大小进行陈述、说明或辩驳。

第二十四条 律师发表首轮辩论意见之前,应尽量整理辩论提纲,辩论提纲通常由案件基本事实和证据、法律适用两部分组成。

第二十五条 律师发表辩论意见,应围绕本案争议焦点进行简明扼要的阐述,辩论意见应具备逻辑性和层次性。在委托人出庭的情况下,注意询问委托人是否发表补充辩论意见。

第二十六条 律师在法院组织的调解中,应尽量听取对方的意见,配合法官调解工作,并注意掌握调解的策略、技巧。若双方均有调解意愿,但在法庭上难以当场达成一致意见的,律师可建议双方在休庭期间继续进行庭下调解。

第二十七条 在诉讼中律师应该掌握当事人为达成调解协议或解协议作出妥协而认可的事实,但不得在其后的诉讼中将该等事实作为对其不利的证据。

第二十八条 庭审结束后,律师可根据案情需要及时向法院提交书面代理意见,并附卷一份。

 

第二十九条 法院判决书若是律师代收的,律师应在收到后立即告知委托人,并尽快交付给委托人。律师应保留好寄件凭据或当面请委托人签收,相关书面材料均应入卷。

第三十条 案件审结后,与本案有关的书面往来材料,律师应按照《律师业务档案立卷归档办法》的要求复印并整理入档保留,电子往来数据、录音录像资料需备份保存;案件结束后,统一装订归档交律师事务所保管。

第三十一条 律师在执行阶段应以合适的形式对委托人作必要的风险告知。

建议作如下风险告知:

1、 超过申请执行时效申请执行,被执行人对申请执行时效提出异议,人民法院审查认为异议成立的,将裁定不予执行。

2、 被执行人的清偿能力不足时,可能导致申请执行人的债权全部或部分不能实现。

第三十二条 申请执行的期间为二年。申请执行时效的中止、中断,适用法律有关诉讼时效中止、中断的规定。

前述期间从法律文书规定履行期间的最后一日起计算;法律文书规定分期履行的,从规定的每次履行期间的最后一日起计算;法律文书未规定履行期间的,从法律文书生效之日起计算。

生效法律文书规定债务人负有不作为义务的,申请执行时效期间从债务人违反不作为义务之日起计算。

第三十三条 律师代理申请人申请执行案件时,被执行人不能清偿生效法律文书确定的债务时,若存在其他可被执行的主体,应依法申请法院追加被执行人。

第三十四条 律师根据代理诉讼过程中获取的争议双方意见,对物业服务企业的管理提出建设性意见,帮助物业服务企业改善营商环境、客户关系和服务质量,健全完善规章制度。

四章  物业服务费诉讼常用法律适用

第三十五条 使用的房屋存在质量问题,在保修期内,应由建设单位应当承担修复责任;建设单位拒绝修复或者在合理期限内拖延修复的,业主可以自行或者委托他人修复。修复费用及修复期间造成的其他损失由建设单位承担。(法条索引:《最高人民法院关于审理商品房买卖合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》第十一条第二款 )

第三十六条 住宅共用部位、共用设施设备保修期满后的维修和更新、改造可以使用专项维修资金维修;(法条索引:《住宅专项维修资金管理办法》第十八条)

第三十七条 物业服务合同应当对物业管理事项、服务质量、服务费用、双方的权利义务、专项维修资金的管理与使用、物业管理用房、合同期限、违约责任等内容进行约定。物业服务企业应当按照物业服务合同的约定,提供相应的服务。 物业服务企业未能履行物业服务合同的约定,导致业主人身、财产安全受到损害的,应当依法承担相应的法律责任。(法条索引:《物业管理条例:第三十四、三十五条)

第三十八条 车主对车辆有保管要求的,由车主和物业服务企业另行签订保管合同。(法条索引:《上海市住宅物业管理规定》第六十一条第四款)

第三十九条 物业服务企业在维护物业管理区域内的公共秩序时,应当履行职责,不得侵害公民的合法权益,采取合理措施保护业主的人身、财产安全。(法条索引:《民法典》九百四十二条、《物业管理条例》第四十六条)

第四十条 不动产的相邻权利人应当按照有利生产、方便生活、团结互助、公平合理的原则,正确处理相邻关系。(法条索引:《民法典》第二百八十八条 )

第四十一条 建造建筑物,不得违反国家有关工程建设标准,不得妨碍相邻建筑物的通风、采光和日照。不动产权利人因用水、排水、通行、铺设管线等利用相邻不动产的,应当尽量避免对相邻的不动产权利人造成损害。(法条索引:《民法典》第二百九十三条、第二百九十六条 )

第四十二条 律师对于物业服务企业违反物业服务合同约定或者法律、法规、部门规章,擅自扩大收费范围、提高收费标准或者重复收费,应对物业服务企业予以说明应按照物业服务合同约定标准收取物业服务费。(法条索引:《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件适用法律若干问题的解释》第二条)

第四十三条 对于物业业服务企业预收物业服务费但因退场等原因实际未提供物业服务的,律师应建议物业服务企业将未提供物业服务的部分对应的费用退还给业主。(法条索引:《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件适用法律若干问题的解释》第二条)

第四十四条 因物业的承租人、借用人或者其他物业使用人实施违反物业服务合同,以及法律、法规或者管理规约的行为引起的物业服务纠纷,物业服务企业可以请求其承担停止侵害、排除妨碍、恢复原状等相应民事责任。(法条索引:《最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件适用法律若干问题的解释》第四条)

第四十五条 物业服务期限届满后,业主没有依法作出续聘或者另聘物业服务人的决定,物业服务人继续提供物业服务的,原物业服务合同继续有效,物业服务企业可以依据原合同主张物业服务费,律师应建议物业服务企业要求业主委员会或者居民委员会出具证明证明该期间仍由物业服务企业提供物业服务。(法条索引:《民法典》第九百四十八条、《上海市住宅物业管理规定》第四十六条)

五章  非诉催收事宜

第四十六条 律师可以提醒物业服务企业各项目管理中心根据统计的欠费情况表,向业主发出催收函或律师函,通过挂号信或EMS方式向业主进行发送,同时根据实际情况进行电子送达(如微信、短信等方式)

第四十七条 物业服务企业收缴人员或承办律师在寄送催收函或律师函时应当认真核实业主信息,包括姓名、房号、有效送达地址、联系方式等,防止寄送错误。

第四十八条 寄送挂号信的,如填写《国内挂号信函收据》的,应当写清楚业主的姓名和房号,如果填写《寄送表格》的,应当在表格上写清楚业主姓名、地址及房号。

 

第四十九条 寄送邮局EMS的,应当正确填写业主姓名、地址及房号,并在内件品名一栏标注某某(业主姓名)物业服务费催收函或律师函。

第五十条 挂号信或EMS寄送完成十个工作日后,应查询《寄件物流信息》并打印,到附近邮局或交予邮局工作人员进行盖章。

第五十一条 寄送挂号信和EMS后,按要求保存《催收函》或《律师函》《国内挂号信函收据》《寄送表格》及《寄件物流信息》等文件。

第五十二条 原则上不建议通过其他快递方式寄送催收函或律师函,如采用其他快递方式寄送的,寄送方式、存档要求等应当注意的事项参考寄送挂号信和邮局EMS。

第五十三条 完成上述寄送流程,取得相关寄送凭证后,应当对上述信息及时进行汇总,填写统一要求的表格与上述凭证一并保存,存放于每户业主信息档案袋,或者按照物业服务企业要求通过其它形式存档。

第五十四条 上述保存材料应当进行扫描,留存电子档案,并报物业服务企业法务或主管部门备案。

第五十五条 律师应根据发送催收函或者律师函,业主缴纳物业服务费的情况,建议物业服务企业是否提起诉讼。

六章  催收相关材料的保管

第五十六条 催收相关材料包括业主身份证(或者营业执照)、商品房买卖(预售)合同、房屋交付使用通知书、房屋验收表、钥匙签收单、业主资料卡、委托银行代收款协议、(临时)业主规约、欠费清单、车位租用/服务协议书、催收记录,催收函、律师函、代交水电等费用发票等材料。

律师可以建议物业服务企业指定财务人员或专人对催收相关材料按照企业要求进行存档管理,按月进行汇总,并报物业服务企业法务部门或负责人。档案材料应当妥善保密,方便查询。

第五十七条 律师可以建议物业服务企业按照本操作指引建立电子档案,以户为单位建立催收记录文件夹,将与该户催收相关的所有资料放入文件夹,或者按照物业服务企业规定存入指定办公系统。

第五十八条 律师可以建议物业服务企业要求物业服务中心员工尽量通过与业主沟通方式解决物业管理欠费问题,减少通过法律手段,特别是诉讼手段向业主催收物业管理费用及其它应交费用。

第五十九条 在通过法律手段催收物业管理费的同时,律师可以建议物业服务企业服务中心工作人员加强与业主的沟通,提升物业管理服务水平,增强业主对服务的体验感,保持项目管理品质的不断提升。

第六十条 律师可以建议物业服务企业法务部、审计部、财务部指派专员,定期或不定期的对各项目物业服务费收缴情况进行检查。在必要时,可委托外部律师团队对物业催收工作进行检查。

检查的内容包括是否按照管理制度流程要求及时催收物业服务费、相关的催收记录凭证存档是否符合物业服务企业制度要求。

检查后应当及时汇报检查情况,根据检查情况确认需要整改的事项。

第六十一条 律师可以建议物业服务企业将催收材料有关人员的保管义务列入企业相关人事制度,若发现违规情况可按照企业相关人事制度处理。

七章  附 则

第六十二条 本指引由上海市律师协会财税业务研究委员会起草,并非强制性或规范性规定,仅供律师在实际业务中参考。

本指引是根据现行有效的法律、法规,结合相关司法实践操作并参考主流学术意见所编写,若上述前提发生变化,以新的法律、法规及新的情况进行调整,承办律师以及物业服务企业法务人员、管理人员应关注新的法律、法规的变化。

执笔人:

宋安成    上海市律师协会物业管理业务研究委员会主任

              上海市锦天城律师事务所

陈世福    上海市律师协会物业管理业务研究委员会副主任

              北京市隆安律师事务所上海分所

王德杰    上海市律师协会物业管理业务研究委员会副主任

              上海市金源方程律师事务所

徐晓东    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

              上海和基律师事务所

张远征    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

              上海新望闻达律师事务所

  晶    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

             上海市建纬律师事务所

黄太来    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

              上海金钻律师事务所

刘小花    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

              上海中夏律师事务所

  建    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

             上海市通浩律师事务所

王卫红    上海市律师协会物业管理业务研究委员会委员

              上海汉盛律师事务所

王宇锋    上海市律师协会物业管理业务研究委员会干事

              上海市锦天城律师事务所

 



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