本市律师事务所居家或远程办公倡议十条

日期：2022-05-24    阅读：4,387次

为应对突发事件，律师事务所可以提前建立应对突发事件工作机制，并提前做好工作预案。对因突发事件需采取居家或远程办公的，律师事务所应及时成立应急工作小组，建立应对突发事件联系工作群，指定专门负责人员，掌握突发事件进展情况、重点人群名单等信息，做好相关信息的汇总、整理和报告工作。

上海市律师协会结合实际，对律师事务所居家或远程办公倡议如下：

（一）提前做好律师事务所电子证照备份

律师事务所可以提前对律师事务所相关证照做好电子档备份，做好多版本扫描留存，包括PDF、JPG、GIF等格式，以便保障相关人员及时调取使用。

（二）申请开通律师事务所电子公章、电子发票

律师事务所可以提前开通电子公章、电子发票系统，并建立严格的线上使用审批流程，律师事务所可以根据实际需要，利用管理系统、软件开展相关工作，做到审批流程规范、留痕、合规。

在应急状态下，律师事务所可以考虑临时授权相关人员移动设备、居家保管并按照规定流程使用印章、法人一证通数字装备（如Ukey）、财务收付款凭证及设备、发票及开票设备等。

（三）收集备份电子档律师执业证、律师签章

律师事务所可以提前收集备份律师执业证电子档，律师可以提前对本人的律师执业证、律师签章做好电子版留档，以便居家或远程办公期间能正常承接业务、线上开庭等。

（四）行政事务人员、律师家中备置居家办公设备

律师事务所可以安排必要的行政事务人员，根据工作属性备置适当居家办公设备，如打印机、扫描仪，以及适量墨盒、纸张等办公耗材。有条件的律师个人，亦可以根据需要自备相关居家办公设备。以便在居家或远程办公期间行政事务、业务能正常开展。

（五）做好行政事务资料及律师业务资料的远程存储提取准备工作

律师事务所可以对行政事务资料和业务资料电子档案予以存储，有条件的律师个人也可以对业务资料进行电子化存档。

律师事务所可以挑选合适的线上办公软件，协助律师做好文档存储、管理、调阅等工作。

有条件的律师事务所可以提供可操作性的远程桌面支持系统，以备突发事件下可以远程协助行政事务人员和律师完成必要的系统设置、故障查询以及远程资料调取等。

（六）建立信件收发机制、保障信件收发安全有序

信件的收发是律师事务所工作重点内容之一，律师事务所可以建立信件收发机制，保障信件收发安全，律师事务所指定专人负责对接信件收发业务，及时做好相关登记、信息收集反馈等工作。

（七）设置电话呼叫转移，保障办公电话通畅

律师事务所可以设置事务所办公电话的呼叫转移等功能，安排专人负责居家或远程办公接听总机电话，并及时处理；有条件的律师事务所还可以将律师办公电话呼叫转移至律师的移动电话，保障联络畅通。

（八）开通线上会议软件

律师事务所可以根据会议性质、会议种类、参会人数、软件下载限制以及软件功能性选择等需求，选择适合的线上会议软件，以满足召开各类会议的需求。

（九）开通其他在线业务操作平台，方便律师在线开展业务

随着互联网技术的发展，在线业务操作平台使用也越来越广泛，律师事务所可以酌情选择使用各种在线业务操作平台，保障律师的业务开展。

（十）发布律师事务所居家或远程办公具体指导意见

律师事务所可以对居家或远程办公发布具体指导意见，组织律师事务所员工有序开展工作，降低突发事件的负面影响；利用时间较为充裕的客观情况系统进行业务培训，定期开展线上交流或心理辅导工作，汇总阶段性问题，总结经验。

律师事务所可以利用党建、团建、工会等不同平台，开展人员关怀、困难帮扶等凝聚力建设，保障平稳有序度过特殊时期。