尽快实现业务档案社会化管理

    日期：2012-01-06     作者：市律协调研部    阅读：4,812次

一、调研的背景

         2010年，本市律师行业的创收已经接近60亿元人民币，律师人数已超过13000人，律师事务所家数超过1100家。但是，随着律师行业的快速发展，一些发展中的瓶颈问题也随之显现，律师事务所业务档案的保管事宜就是目前律师事务所在发展中面临的瓶颈之一。现在很多律师事务所随着业务发展的需要，在高档写字楼租赁或购买了办公室，但是由于若干年来的业务档案越来越多，很多律师事务所不得不安排专门的办公场所用于堆放业务档案，这对于寸土寸金的律师事务所办公场所而言无疑是巨大的浪费。而且，从长远来看，解决律师事务所档案存放问题已经成为了一个全行业面临的问题。因此，九届理事会把这项工作作为2011年的重点工作之一，争取在2011年摸清律师事务所业务档案存放的情况，以及上海市专业从事档案管理的公司的情况，提出相应的解决方案，为律师事务所的发展解决燃眉之急。

二、调研的过程

         律所规范与发展委员会承担了律师事务所业务档案社会化管理调研工作后，专门召开委员会全体会议讨论如何开展这项工作，经讨论决定，律所规范与发展委员会主任韩炯、委员丁伟晓等担任调研小组成员，调研部负责日常调研事宜。6月9日开始，工作小组在管建军副会长的领导下，正式开展本市律师事务所业务档案社会化管理事项的调研工作。到目前为止，工作小组共走访、调研了浦东新区律工委、长宁区律工委、锦天城律师事务所、金杜律师事务所、君悦律师事务所、大成律师事务所、融孚律师事务所、韩明志律师事务所、新华律师事务所、观韬律师事务所、周吉高律师事务所、乾和律师事务所、海华永泰律师事务所等近30家律师事务所；同时，管建军副会长、王旭峰副秘书长、调研部李旻还分别拜访了上海市档案局业务指导处、上海市公证协会等档案业务主管部门和兄弟单位等。

三、本市律师事务所业务档案保管的现状及其利弊分析

经过调研，我们基本摸清了上海市律师事务所业务档案保管的现状以及律师事务所的要求等。目前，律师事务所的业务档案保管的方式主要有以下三种，（一）律师事务所寻找社会上专业档案保管公司，以外包的形式进行保管；（二）律师事务所在办公场所集中场地或者在外租用民房，由律师事务所进行集中保管；（三）由承办律师个人保管，律师事务所不负责统一集中的保管。
律师事务所寻找专业档案保管公司，以外包的形式进行保管，这种方式比较正规，采用这种方式的以本市大型综合性的律师事务所为主，但是律师事务所普遍反映这种方式虽然节省了部分办公场地，但是保管价格较高；而且部分律师事务所表达了对这种方式保管档案的安全性和保密性的担忧，比如对于敏感案件和企业上市等涉及大量企业内部机密的非诉讼项目，保管在社会上的商业公司，难以保证某些信息会在档案外包的过程中不会散失出去，这可能对客户和律师事务所造成负面影响。
采用在办公场所集中场地或者在外租用民房，由律师事务所进行集中保管这种方式的，主要是部分大型律师事务所和大部分中小型律师事务所。他们或者在办公场所专辟一个地方集中保管档案，或者租用民房集中堆放档案，这样的好处是有利于律师事务所的规范化发展，弊端是档案占用了大量办公场所，尤其是某些租在高档写字楼的事务所觉得越来越不堪重负。而有些在外租用民房的律师事务所虽然节约了成本，但是租用一般的民房堆放档案，防火防潮防盗等措施较差，很容易发生档案的灭失。
采用由承办律师个人进行保管这种方式的，绝大多数是中小型的律师事务所或者个人所，其好处是事务所不用承担档案保管的成本，但弊端是档案保管制度流于形式，很难有完整健全的档案保管，随着律师个人的转所、辞职等，由律师个人保管的档案很容易灭失，不利于律师事务所长远健康的发展。

四、本项工作的实施进度

         到2011年12月，调研部已经完成了对律师事务所需求的调研，并约谈了数家在上海从事专业档案保管的公司询价；调研部还分别到这些公司的库房实地调研。最终调研部将整理相关的材料报会长会议和理事会审议，挑选一家价格相对较低，服务相对较好的公司，为律师事务所提供业务档案保管服务。