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采购合规管理——疫情之下企业命门

    日期:2022-11-30     作者:王黎君 (法律合规业务研究委员会、上海七方律师事务所)

       摘要:疫情保供违规之惩处,重则吊 销许可证,追究企业法定代表人、主要负责人法律责任,构成犯罪的,还将移交司法机关;轻则罚款,企业 更应当重视采购的合规,避免损害消费者利益和民众的信任。采购的合规,才是企业战胜疫情严冬,存活的生命之门,常青之脉。

       上海疫情封控期间,政府街镇居为保障居民生活保障物资发送“大礼包”、小居各团长纷纷开展团购,解决上海居民疫情期间的生活物质的供给。在发放保供物质及团购过程中,市场监督管理局频繁接到居民投诉称:保供物资中存在以次充好、质量低劣、“山寨品牌”,甚至有过期产品、变质食品等问题。

       案一:某小区发放的真空包装酱香肘的袋内有苍蝇  

       案二:有保供资质的贸易公司承接了某小区230份团购套餐的订单,委托食品销售有限公司将订单的套餐分拣、包装配送到小区,230套餐包含猪筒骨、鸡翅膀、带皮腿肉、卷心菜、土豆、洋葱,有60份冷冻包装鸡翅(标注生产日期为“2020080402”,贮存条件为-18℃以下,保质期为12个月)已经超过保质期。居民收到土豆已经发芽,洋葱已经腐烂。  

       案三:A快餐公司为上海某方舱医院每日供应两餐盒饭,其持有的《食品经营许可证》上载明的营业者名称却为上海B快餐公司,经营项目为“集体用餐配送单位:桶饭1000份”。A快餐公司的员工在分餐间内分餐时未佩戴口罩。另一名员工在分餐间内未佩戴口罩、未穿工作服。  

       上述种种违反食品安全案件爆出后,经市场监管部门立案查处,已有多起移送公安机关予以处置。对在疫情期间严重违法或屡查屡犯的企业,实施顶格处罚,直至吊销许可证;对故意违法、性质恶劣、后果严重的,还要追究企业法定代表人、主要负责人等相关责任人员的法律责任。构成犯罪的,及时移交司法机关处理。  

       从严处罚疫情期间出现食品安全问题的保供企业,也体现出保供物资采购合规的重要性。

       采购行为是最为重要的生产经营行为,采购合规更关系到企业的生死存亡,财政部还专门制定并颁行----《企业内部控制应用指引第7号--采购业务》专门规范企业采购行为。      

       采购方式主要有集中采购,招标采购,谈判采购、询比采购竞价采购,直接采购和协议采购。采购合规就是指企业在采购过程中的各类行为,符合法律法规、监管规定、行业标准、国际规约、企业内部的规章制度,以及相应的标准。  

       采购行为中常见风险分类  

       前文中案例一,市民投诉保供物资中真空包装酱香肘袋内有苍蝇;案例二,具有保供资质的贸易公司委托食品销售公司完成订单的分拣、包装、配送,属于供应商风险,供应商风险具体包括供应商资质、供应商不具备履约能力、标的物不符合质量要求等风险。  

       案例三,A快餐公司为上海某方舱医院供应盒饭,食品经营许可证却是B快餐公司的,员工分餐时未戴口罩未穿工作服,属于资质风险和管理风险。  

       风险的应对  

       为有效地化解采购风险,企业首先要建立采购风险的识别机制,能有效的阻断风险源和风险事件甚至潜在的风险因素。  

       建立识别采购风险的方法  

       1首先应明确采购合规的制度依据,企业采购合规所依托的制度依据除了法律法规,国家标准和行业标准,公司的规章制度之外,还包括许可、执照或者授权以及监管机构发布的命令,规则指南,法院的判决等等义务规范其次,还需要在企业中建立采购合规红线思维,树立违反合规义务将面临严重风险的观念。  

       2加强企业内部管理,做好企业采购合规的事先审查。企业在采购活动中出现风险,往往也都是由于内部管理体系的缺失所致,建议企业通过内部管理的分层分级制约规避风险,比如审核权、审批决策权、放行权、财务支付审批权、商业信息管理权等层层岗位权力分级;企业还可以制定配套的举报处理机制,及时相应涉及到企业的内外部举报,内部审计中发现的问题,及时纠错,避免风险的进一步扩大。  

       采购合规调查  

       有识别风险的方法,还需要调查风险和处理风险危机。对采购风险的合规调查方法可以采取向供应商尽职调查,或委托第三方调查供应商资质、履约条件、履约能力。公开渠道检索供应商的审计报告、诉讼文书和行政处罚;对本企业的管理风险采用员工和部门问卷调查方式、采购合同的审批调查、履约条款的跟进调查、售后的处理、违规行为的调查及处理,员工行为守则的自查等调查手段。  

       有了详尽的调查,得出相对科学准确的结果后,才能妥善的化解危机。疫情给采购工作带来严峻的考验,现在疫情又有蔓延复燃之势,全国各地也陆续开始实施防控措施。地方政府,仍可能会通过集体采购和保供,向居民发放生活物资疫情保供惩处之鉴未远,相关企业更应当重视采购的合规,避免因采购违规损害消费者利益,甚至是影响疫情防控大局,给自身的生产经营带来无可挽回的损失。  



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